Sådan får du hjælp til telefonomstilling og receptionsopgaver
Er du fanget i en evig kamp mellem at besvare telefonopkald og udføre dine primære arbejdsopgaver?
Mange virksomhedsejere og ledere kender til frustrationen ved at blive afbrudt midt i vigtige projekter af ringende telefoner. Heldigvis findes der en løsning, der kan frigøre din tid og energi; professionel telefonomstilling og receptionsservice.
Uønskede opkald bliver effektivt sorteret fra
Med professionel telefonomstilling får du et team, der fungerer som dit personlige filter. Disse erfarne receptionister er eksperter i at identificere og håndtere forskellige typer af opkald. De sorterer effektivt uønskede henvendelser fra, så du kun bliver kontaktet, når det virkelig gælder.
Men hvordan fungerer det i praksis? Lad os sige, at en sælger ringer for at pitche et nyt produkt. I stedet for at afbryde dig i dit arbejde, vil receptionisten høfligt håndtere opkaldet på dine vegne. De kan enten tage imod en besked eller videresende sælgeren til jeres indkøbsafdeling, alt efter jeres præferencer.
Omstilling af opkald til de rette personer
Vi har alle oplevet frustrationen ved at blive sendt rundt i systemet, når vi ringer til en virksomhed. Det er tidsspilde for kunden og kan skade virksomhedens omdømme. Med professionel omstilling undgår dine kunder denne negative oplevelse. Opkaldene dirigeres til den rette person første gang, takket være et team af veluddannede receptionister.
Disse receptionister bruger tid på at lære din virksomheds struktur at kende. De ved, hvem der håndterer hvilke områder, og kan hurtigt vurdere, hvor et opkald bør sendes hen. For eksempel, hvis en kunde ringer med et teknisk spørgsmål, vil receptionisten straks forbinde dem med supportafdelingen i stedet for salg. Det er bl.a. den fremgangsmåde, som de bruger hos Edelmann Kontorservice. Du kan læse mere om deres tilgang til telefonomstilling her.
Professionel telefonomstilling kan supplere eller erstatte egen reception
Har du overvejet at ansætte en fuldtidsreceptionist, men er bekymret for de faste omkostninger? Eller har du allerede en reception, men har brug for ekstra support i travle perioder eller uden for normal arbejdstid? Her skinner professionel telefonomstilling virkelig igennem med sin fleksibilitet.
Du kan vælge at lade et eksternt firma håndtere alle dine opkald eller blot supplere din eksisterende reception.
Telefonomstilling kommer også kunderne til gode
Tænk tilbage på en situation, hvor du som kunde fik exceptionel telefonservice. Måske følte du dig hørt, værdsat og fik hurtig hjælp. Med professionel telefonomstilling kan du nu give dine egne kunder præcis sådan en oplevelse.
Her kommer et konkret eksempel: En kunde ringer med et presserende problem uden for normal arbejdstid. I stedet for at møde en telefonsvarer, får de kontakt med en professionel receptionist. Denne receptionist kan måske løse simple problemer på stedet, planlægge et tilbagekald fra den rette person, eller i det mindste forsikre kunden om, at deres henvendelse er registreret og vil blive håndteret hurtigst muligt.
